Privatlivspolitik
Sådan behandler VAGTPLANEN oplysninger om de mennesker der står i vagtplanen. Senest opdateret 12. oktober 2026.
Hvem er ansvarlig for oplysningerne
Det vagtfirma du er ansat i — eller er sat på en vagt hos — er dataansvarlig. Det er dem der bestemmer hvad der bliver skrevet om dig, og dem du skal henvende dig til hvis du vil se, rette eller have slettet noget.
Design Roed (CVR 44 48 51 33, design@roed.it) driver og hoster systemet og er databehandler for vagtfirmaet. Vi bruger ikke oplysningerne til vores eget formål, og der bliver indgået en databehandleraftale med hvert firma.
Hvor kører det
Systemet kører på en server i Tyskland (Hetzner Online GmbH, Falkenstein) inden for EU/EØS. Oplysningerne bliver ikke overført til lande uden for EU/EØS. Al trafik mellem telefon og server er krypteret (HTTPS).
Hvem der ellers ser oplysningerne
E-mails fra systemet sendes gennem vores mailudbyder one.com (Danmark). Nattens sikkerhedskopi af databasen bliver krypteret, før den forlader serveren, og opbevares hos Hetzner inden for EU/EØS.
Firmaet kan selv vælge at koble VAGTPLANEN til sit eget lønsystem (Danløn) eller regnskabsprogram (Dinero). Det sker kun, hvis firmaet selv trykker på knappen og logger ind hos Danløn eller Dinero, og oplysningerne går kun til firmaets egen konto dér:
- Danløn får dine godkendte timer, tillæg og beløb, så lønnen kommer på det rigtige sted. For at finde dig i Danløn sammenligner vi med de medarbejdere, der allerede står i firmaets Danløn, på e-mail og navn. Dit CPR-nummer bliver hverken sendt eller hentet.
- Dinero får firmaets kunder og antallet af timer pr. vagttype, så der kan laves en fakturakladde. Har firmaet valgt at vise hver vagt på fakturaen, kommer også dato, tidspunkt, sted og navnet på den, der gik vagten, med, så kunden kan se, hvad de betaler for. Ellers sendes der ingen oplysninger om de enkelte medarbejdere til Dinero.
Adgangen til firmaets konto hos Danløn og Dinero gemmes krypteret hos os, og vi ser aldrig firmaets kodeord. Firmaet kan afbryde koblingen igen når som helst.
Hvad der bliver gemt
| Hvad | Hvorfor |
|---|---|
| Navn, e-mail, telefon, adresse, medarbejdernummer, lønnummer, tøjstørrelse, notat og billede | Så admin kan finde den rigtige person, komme i kontakt med dig, sende dig på den rigtige adresse og få timerne over i lønsystemet. Billedet er så man kan se hvem man sætter på. |
| Bilens registreringsnummer, hvis du selv skriver det ind eller beder admin om det | Så firmaet kan melde din bil ind på parkeringen ved en opgave. Kun admin og du selv kan se det, ikke dine kolleger. Det slettes, når du sættes inaktiv, og du kan selv slette det på din profil. |
| Ansættelsesform, timeløn og funktionstillæg | Til løn, og til at regne ud hvad en opgave koster firmaet. Din løn kan kun ses af admin — ikke af dine kolleger. |
| Vagtkort, kurser og beviser: type, nummer, datoer og et billede af beviset | Fordi vagtbranchen kræver dokumentation for at du må gå vagten. Appen spærrer for at sætte dig på en vagt du mangler papir til. |
| Vagter, tildelinger, bud på ledige opgaver og hvilke grupper du er i | Det er selve vagtplanen. |
| Stempling ind og ud: tidspunkt, hvordan der blev stemplet, og din position i netop de to øjeblikke, samt afstanden til adressen | Så der er dokumentation for at vagten blev gået, og hvornår. Der bliver ikke fulgt med i hvor du er undervejs — positionen læses kun i det sekund du trykker stempl ind eller stempl ud, og kun hvis du giver telefonen lov. |
| Godkendte timer, rettelser og bemærkninger til dem | Grundlaget for løn og faktura. |
| Log over hvad der er ændret, af hvem og hvornår | Så en uenighed om en vagt eller et timetal kan afgøres. Loggen kan ikke redigeres inde fra appen. |
| Login-session (en cookie) og eventuel tilmelding til notifikationer, i iPhone-appen også telefonens notifikationsnøgle fra Apple | For at holde dig logget ind og kunne sende dig besked om ledige opgaver og vagter. Cookien er nødvendig for at appen virker — der er ingen cookies til statistik eller reklame. |
| Ferie og fravær: en periode, om det er ferie eller andet fravær, og en eventuel note | Så du ikke bliver sat på vagt, når du ikke er der. Der bliver ikke spurgt om hvorfor. Der er bevidst kun to muligheder — "ferie" og "andet fravær" — så der ikke kommer helbredsoplysninger i et register, admin åbner hver dag. Skal jeres firma skelne af hensyn til lønnen, hører det hjemme i lønsystemet. Perioden kan ses af admin og af dig selv, ikke af dine kolleger. |
| Hvornår du sidst brugte appen | Så admin kan se om en besked eller en vagt er nået frem til nogen der rent faktisk har åbnet appen. Der gemmes ét tidspunkt — det seneste. Der er ingen log over hvad du har set på, hvor længe du var inde, eller hvor mange gange du har åbnet den. |
| Log over afsendte påmindelser på e-mail | Så den samme påmindelse ikke bliver sendt to gange. |
Hvad der ikke bliver gemt
- Ingen løbende positionssporing, hverken i eller uden for arbejdstid.
- Ingen adgang til dine kontakter, billeder, mikrofon eller kalender.
- Ingen log over hvad du klikker på, hvor længe du er inde, eller hvor mange gange du åbner appen.
- Ingen reklamer, ingen tredjeparts-analyse, ingen deling med annoncenetværk.
- Dit CPR-nummer skal ikke skrives ind i systemet, og der er ikke et felt til det.
- Ingen helbredsoplysninger. Der er ikke et felt til sygdom, diagnoser eller lægeerklæringer — fravær er en periode, ikke en årsag.
Hvem kan se hvad
- Du selv ser dine egne vagter, dine egne timer og dine egne papirer.
- Admin (planlæggere og administratorer i dit firma) ser hele firmaets plan, medarbejderregistret, timer og økonomi.
- Kolleger ser hvem der ellers står på en vagt de selv er på — navn, billede og telefonnummer, så man kan ringe til hinanden, men ikke løn, adresse eller papirer.
- Et samarbejdende firma ser kun de vagter det selv er sat på, og kun de af egne folks papirer det selv har lagt ind. De ser aldrig dit firmas satser eller dine kollegers oplysninger.
- Andre vagtfirmaer i systemet ser intet. Hvert firmas data er adskilt.
Hvem oplysningerne bliver givet videre til
Firmaet kan hente timer og beløb ud som en fil til sit eget løn- og regnskabssystem. Hvad der sker derefter, er det system og det firmas ansvar. Ud over det bliver oplysningerne kun givet videre hvis loven kræver det.
Slet din konto
Du kan selv slette din konto i appen under Mere → Slet min konto. Dit login, din telefon, adresse, bil, billede, dine beviser, dit ugeskema og din notifikationsnøgle bliver slettet med det samme, og du kan ikke logge ind igen. Har du aldrig haft en vagt, bliver du slettet helt. Har du arbejdet vagter, bliver dit navn og dine vagter og timer stående i firmaets regnskab, fordi løn skal kunne dokumenteres i fem år (bogføringsloven) — men intet andet.
iPhone-appen
VAGTPLANEN findes også som app til iPhone. Appen viser den samme VAGTPLANEN som hjemmesiden og gemmer de samme oplysninger. Derudover bruger den telefonens kamera og fotoalbum, når du selv vælger at tage eller vælge et billede af et bevis eller til din profil, og telefonens placering i netop det øjeblik, du stempler ind eller ud. Beskeder sendes gennem Apples notifikationstjeneste (Apple Push Notification service); Apple får kun beskedens tekst og telefonens nøgle, ikke andre oplysninger om dig. Appen indeholder ingen reklamer, ingen sporing og ingen statistikværktøjer fra andre.
Hvor længe
Oplysningerne bliver hos vagtfirmaet så længe firmaet har brug for dem. Når en medarbejder holder op, bliver personen sat inaktiv frem for slettet, fordi vagter og timer bagud i tid skal kunne dokumenteres — typisk fem år af hensyn til bogføringsloven. En person uden vagter eller timer kan slettes helt. Har personen arbejdet, bliver personen sat inaktiv i stedet: vagter og timer bliver stående i regnskabet, så længe bogføringsloven kræver det, men personen kan ikke længere logge ind eller se dem.
Dine rettigheder
Du har ret til at få at vide hvad der er registreret om dig, få rettet noget der er forkert, få slettet det der ikke længere skal være der, og at gøre indsigelse. Skriv til dit eget vagtfirma — de er dataansvarlige. Er du ikke tilfreds med svaret, kan du klage til Datatilsynet, datatilsynet.dk.
Notifikationer og e-mail
Notifikationer på telefonen kræver at du selv siger ja i browseren eller telefonen, og kan slås fra samme sted. Påmindelser på e-mail er slået fra som standard; slår firmaet dem til, kan du selv fravælge dem under Mere i appen — påmindelsen om din egen vagt og admin-påmindelserne hver for sig.
Sikkerhed
Adgangskoder gemmes aldrig i klartekst. Adgangen er delt op efter rolle, så man kun kan nå det ens arbejde kræver, og alle ændringer bliver logget. Databasen sikkerhedskopieres.
Kontakt
Spørgsmål til selve systemet: design@roed.it. Spørgsmål til hvad der står om dig: dit eget vagtfirma.